Here you go. Dates are written in Dutch as:

29 januari 2022

not as

Januari 29, 2022

As mentioned, send this e-mail at your own risk. You carry the burden of proof the e-mail was received by the landlord if the landlord denies that. If you received e-mails recently, use the same e-mail address as it’s not convincing the landlord did not receive this e-mail. The first line is the subject of the e-mail, so remove the word ‘Betreft:’ and copy/paste the rest of the line after ‘Betreft:’ in the subject line of your e-mail client.

I’ve added a paragraph in which you describe you might also request the municipality to enforce the Good Landlordship Act (Wet goed verhuurderschap or Wgv). The reason is that your landlord should have provided you with a service costs overview before July 1st. Whether the municipality will enforce if you request them to is up to the municipality. One can argue the Good Landlordship Act took effect on July 1st and so doesn’t apply, but one can also argue the cost overview should have been provided before July 1st, so the landlord is breaching the Good Landlordship Act as of July 1st.

I hope you’ll succeed in at least obtaining your deposit. If the landlord looses the Rent Tribunal procedure, you might get summoned to court, so make sure you are registered correctly at the municipality. A court bailiff will check those address details. If you are summoned you can claim the deposit as well in a ‘reconventional’ claim.

Good luck and it would be nice if you post a new update OP when things progress. But that’s up to you of course.

Betreft: waarborgsom huurwoning <street name and house number of the rental house>, overzicht servicekosten en toetsing aanvangshuurprijs

Geachte <choose either heer or mevrouw> heer mevrouw <last name of your landlord>,

Van 29 januari 2022 tot en met 18 juli 2023 heb ik woonruimte van u gehuurd, gelegen aan het adres <street name and house number of the rental house> te <city where the rental house is located>.

Ik heb op <date on which you paid the deposit> een waarborgsom ter hoogte van €800 aan u betaald op uw bankrekeningnummer <IBAN of the landlord>.

U dient daarom op grond van art. 7:261b BW de waarborgsom te restitueren binnen 14 dagen nadat de huurovereenkomst is geëindigd. Ik maak u erop attent dat u na het verstrijken van deze termijn van rechtswege in verzuim verkeert. Na het intreden van verzuim bent u over het bedrag van €800 wettelijke rente verschuldigd. De wettelijke rente bedraagt 6% sinds 1 juli 2023 (Stb. 2023, 235).

U stelde op <date when the landlord told you that you were liable for the damage to the mattress> dat u de waarborgsom niet hoeft te voldoen omdat de matras door mij beschadigd zou zijn. Ik betwist deze stelling.

Bij aanvang van de huurovereenkomst is er in het geheel geen beschrijving van het verhuurde opgemaakt waaruit de staat van o.a. het matras blijkt zoals ik deze heb ontvangen. Uit art. 7:224 lid 2 BW volgt daarom dat wordt verondersteld dat het gehuurde door mij in de staat is ontvangen zoals deze was bij het einde van de huurovereenkomst. Dat betekent dat u mij de door u gestelde schade dus niet kunt toerekenen.

Maar daarnaast heeft u mij niet in de gelegenheid gesteld om eventuele beschadigingen zelf te verhelpen. Er zijn namelijk bij het einde van de huurovereenkomst in het geheel geen gezamenlijke inspecties geweest van het gehuurde. Dat wil zeggen: geen pre-inspectie en ook geen eindinspectie. Daarmee heeft u uw recht op een schadevergoeding verwerkt, zelfs al zou ik aansprakelijk zijn.

Maar u voldoet ook niet aan het vereiste in art. 7:261b lid 3 en 4 BW, want u dient de schade objectief te onderbouwen door een volledige kostenspecificatie te verstrekken waaruit de aantoonbaar gemaakte kosten strekkende tot het herstel van de schade volgt. Volledigheidshalve merk ik op dat art. 7:261b BW met de inwerkingtreding van de Wet goed verhuurderschap (Wgv) van toepassing is op bestaande rechtsbetrekkingen, omdat de Wgv niet voorziet in overgangsrecht dat van toepassing is op art. 7:261b BW.

Verder merk ik op dat u mij in 2022 en 2033 geen kostenoverzicht heeft verstrekt van de door mij verschuldigde servicekosten. U bent op grond van art. 7:259 lid 2 BW verplicht om een huurder jaarlijks voor 1 juli een kostenoverzicht te verstrekken. Ik ontvang daarom graag alsnog binnen drie weken na de verzenddatum van deze e-mail de kostenoverzichten die u had moeten verstrekken en inzage in de onderliggende boeken en andere bescheiden of van afschriften daarvan op grond van art. 7:259 lid 4 BW.

Indien u niet aan deze verzoeken voldoet, overweeg ik om een procedure te starten bij de huurcommissie. De huurcommissie zal u in dat geval ook vragen om de kostenoverzichten en onderliggende documentatie. Ik wijs u erop dat u voor elk verzoek €300 aan leges dient te betalen aan de Staat indien de huurcommissie mij in het gelijk stelt.

Ik overweeg eveneens om de huurcommissie te verzoeken de aanvangshuurprijs te laten vaststellen op grond van art. 7:249 lid 2 BW. Indien de huurcommissie tot de conclusie komt dat de huurprijs hoger lag dan de maximale huurprijsgrens op grond van het woningwaarderingsstelsel, dient u de teveel ontvangen huurprijs over de gehele huurperiode aan mij te vergoeden omdat u dat bedrag in dat geval onverschuldigd heeft ontvangen.

Tot slot overweeg ik om een handhavingsverzoek te versturen naar de gemeente, nu op 1 juli is gebleken dat u de servicekosten anders dan in overeenstemming met art. 7:259 BW in rekening heeft gebracht. Indien de gemeente oordeelt dat u in overtreding bent van art. 2 lid 2 aanhef en onder f Wgv, is de gemeente bevoegd om u een bestuurlijke boete op te leggen van maximaal de vierde categorie zoals staat beschreven in art. 23 Sr (thans €22.500).

Mocht u de waarborgsom van €800 niet binnen 14 dagen na eindigen van de huurovereenkomst aan mij restitueren, dan overweeg ik u in rechte te betrekken. De wettelijke rente, buitengerechtelijke incassokosten, het verschuldigde griffierecht en kosten die samenhangen met de betekening van de dagvaarding zullen in dat geval ook op u worden verhaald.

Ik hoop uiteraard dat het niet zover hoeft te komen. Graag ontvang ik de waarborgsom binnen de genoemde 14 dagen op mijn bankrekeningnummer <your IBAN> t.n.v. <name associated with your IBAN>.

Hoogachtend,

<your e-mail address>